El marco teórico apoyará
a la investigación de una forma ordenada y coherente de los conceptos
abordados, que permitirán abordar el problema de manera clara y concreta.
El proceso de
diseño, es la herramienta mediante la cual se construye o cambia la estructura
de una organización con la finalidad de lograr los objetivos previstos.
El concepto de organización
ha sido ampliamente estudiado y hoy se cuenta con múltiples alternativas para
su descripción, casi todas concentradas en características similares.
Por un lado, Chiavenato dice
que organizar es la función administrativa que se encarga de agrupar las
actividades necesarias para alcanzar los objetivos de la empresa. Agrupar las
actividades involucra la reunión de las personas y recursos empresariales bajo
la autoridad de un jefe. Así, la organización necesita lidiar con personas,
organismos relaciones de autoridad y responsabilidad. Para que los objetivos
sean alcanzados, los planes ejecutados y las personas puedan trabajar
eficientemente, es necesario agrupar adecuadamente las actividades y distribuir
convenientemente la autoridad. (Chiavenato I. , 2006)
Por otro lado, Johansen plantea
que una organización es una totalidad compuesta por individuos que
interaccionan entre sí para el desarrollar el comportamiento global del
sistema. (Johansen, 1995)
Así mismo, Daft define como una entidad social dirigida a metas
diseñadas con una estructura deliberada y con sistemas de actividad coordinados
y vinculadas con el ambiente externo. (Daft,
2004)
Es decir,
la organización necesita de personas
y recursos, para poder alcanzar sus objetivos también es necesario agrupar
actividades y ejecutar los planes adecuadamente.
1.1.1. IMPORTANCIA DE LA ORGANIZACIÓN
Hay que hacer notar, que la
organización administrativa radica en que esta etapa del proceso, sirve para
agrupar y estructurar todos los recursos de la empresa, personas y equipos,
para realizar lo planeado y alcanzar los objetivos deseados de la mejor forma
posible, ya que el objetivo de la organización es agrupar a las personas para
que estas trabajen mejor en conjunto.
Ahora bien, según Idalberto Chiavenato, las
organizaciones son extremadamente heterogéneas y diversas, cuyo tamaño,
características, estructuras y objetivos son diferentes. Esta situación, da
lugar a una amplia variedad de tipos de organizaciones que los administradores
y empresarios deben conocer para que tengan un panorama amplio al momento de
estructurar o reestructurar una organización.
Es decir, organizar es
agrupar las actividades necesarias para alcanzar ciertos objetivos, asignar
cada grupo un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo y
coordinar tanto en sentido horizontal como vertical toda la estructura de la
empresa.
Dicho de otra
manera, organización es la estructuración técnica de las relaciones que deben
existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales
y humanos de un organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia
dentro de los planes y objetivos señalados.
Ahora bien, las técnicas de
organización son herramientas necesarias para llevar a cabo una organización
racional y debe aplicarse de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Lourdes
Münch, (2006)
- Organigramas. Los organigramas, conocidos también como gráficas de organización o
cartas de organización, son representaciones gráficas de la estructura
formal de una organización, que muestran las interrelaciones, las
funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad
existentes dentro de esta.
- Manuales. Los manuales, son documentos detallados que contienen en forma
ordenada y sistemática información acerca de la organización de la
empresa. Los manuales, de acuerdo con su contenido, pueden ser de
organización, políticas, departamentales, bienvenida, procedimientos,
contenido múltiple, técnicos y puesto.
Diagramas de procedimiento o
de flujo. También conocidos como
flujogramas, los diagramas de flujo, son representaciones gráficas que
muestran la sucesión de los pasos de que consta un procedimiento. En los
diagramas de flujo, la representación gráfica de un procedimiento es
mediante la utilización de símbolos.
En otras palabras, la organización debe estar de acuerdo a las necesidades de
las empresas, ya que se encarga de agrupar las actividades necesarias para
alcanzar los objetivos de la misma.
a)
Oportunidades: Describen
los posibles mercados, nichos de negocio que están a la vista de todos, pero si
no son reconocidas a tiempo significa una pérdida de ventaja competitiva.
b)
Amenazas: Describen
los factores que pueden poner en peligro la supervivencia de la organización,
si dichas amenazas son reconocidas a tiempo pueden esquivarse o ser convertidas
en oportunidades. Para realizar el análisis interno se han de considerar
análisis del entorno, grupos de interés, aspectos legislativos, demográficos y
políticos (Fred R., 2003).
Dentro del análisis interno tenemos: fortalezas
y debilidades que se describen a continuación:
a)
Fortalezas: Describe
los recursos y las destrezas que ha adquirido la empresa, ¿en qué nos
diferenciamos de la competencia?, ¿Qué sabemos hacer mejor?
b) Debilidades: Describe
los factores en los cuales poseemos una posición desfavorable respecto a la
competencia. Para realizar el análisis interno se han de considerar análisis de
recursos, de actividades y de riesgos. (Fred R.,
2003)
Por un lado, el
análisis externo, consiste en la identificación y evaluación de
acontecimientos, cambios y tendencias que suceden en el entorno de una empresa
y que están más allá de su control.
En cambio un
análisis interno consiste en la identificación y evaluación de los diferentes factores
o elementos que puedan existir dentro de una empresa.
1.4. EL DESARROLLO ORGANIZACIONAL
Por lo que se refiere al desarrollo organizacional según varios autores:
Por un lado, el desarrollo organizacional implica el
estudio de los procesos sociales que se dan dentro de una empresa con el
objetivo de ayudar a sus miembros a identificar los obstáculos que bloquean su
eficacia como grupo y a tomar medidas para hacer óptima la calidad de sus
interrelaciones, para influir de manera positiva y significativa en el éxito de
los objetivos de la empresa. (Garza)
Por otra parte, es la tendencia al mejoramiento de las
relaciones interpersonales como medio para impulsar a la empresa. (Harris)
En cambio para Bennis es una respuesta al cambio, una
estrategia de carácter educacional que tiene la finalidad de cambiar creencias,
actitudes, valores y estructuras de las organizaciones, de modo que puedan
adaptarse mejor a las nuevas tecnologías, a los nuevos desafíos y al ritmo
vertiginoso del cambio. (Bennis)
1. El Desarrollo Organizacional ayuda a los
administradores y al personal (o staff) de la organización a realizar sus
actividades con mayor eficiencia.
2. El Desarrollo Organizacional provee a los
administradores los medios para establecer relaciones interpersonales más
eficaces.
3. Muestra al personal cómo trabajar
satisfactoriamente con otros en el diagnóstico de problemas complejos y en las
soluciones apropiadas de los mismos.
4. El Desarrollo Organizacional ayuda a las
organizaciones a sobrevivir en un mundo de cambios rápidos como los que se
presentan en los individuos, el entorno, las organizaciones y los grupos.
5. Apoya para que la empresa se convierta en una organización
eficaz.
Así mismo según John Gardner, se considera que se
llega a esta permanencia cuando la organización de que se trate es capaz de
auto renovarse.
A continuación de acuerdo con Gardner existen varias
reglas:
1. Que la organización tenga un buen programa para
llevar a cabo el proceso de reclutamiento y selección.
2. Que ofrezca un ambiente cálido para el individuo.
3. Que cuente con un sistema que permita la
autocrítica.
4. Que posea una estructura interna fluida; es decir,
canales abiertos de comunicación que permitan tener respuesta rápida a las
eventualidades que se presenten. (Montúfar, 4ta.
Ediciòn)
1.5.
ESTRUCTURA Y DISEÑO ORGANIZACIONAL
Cada actividad humana organizada da origen a dos requerimientos
fundamentales y opuestos: la división del trabajo entre varias tareas a
desempeñar y la coordinación de estas tareas para consumar la actividad. Así,
la estructura de una organización puede ser definida como la suma total de las
formas en que su trabajo es dividido entre diferentes tareas y luego es lograda
la coordinación entre estas tareas.
Por una parte, Daft reporta los siguientes componentes claves en la
definición de la estructura organizacional; los primeros dos son el marco de
referencia estructural (jerarquía vertical) y el tercero es el patrón de
interacciones entre los empleados.
·
La estructura de la organización designa las relaciones formales de
reporte, incluso el número de niveles en la estructura jerárquica y el tramo de
control de gerentes y supervisores.
·
La estructura de la organización identifica el agrupamiento de individuos
en departamentos y éstos en la organización total.
·
La estructura de la organización incluye el diseño de sistemas para
asegurar la comunicación, coordinación e integración efectivas de esfuerzos en
todos los departamentos. (Daft, 2004)
Toda empresa consta necesariamente de una estructura organizacional o una
forma de organización de acuerdo a sus necesidades, por medio de la cual se
pueden ordenar las actividades, los procesos y en si el funcionamiento de la
empresa.
La estructura formal hace
referencia a aquel sistema que nace conforme se han estructurado los
lineamientos específicos para ello.
Por una parte, Johansen indica que toda organización o
grupo social posee una estructura formal de relaciones y de actividades. Un
patrón, generalmente consistente de preceptos o normas que señalan los deberes
y atribuciones de sus diferentes miembros, es decir, establecen los diferentes
roles o modelos de conducta de cada uno de ellos y definen los diferentes
procedimientos a seguir” (Johansen, 1995).
La estructura informal puede definirse como aquella
que surge naturalmente de la interacción entre los agentes presentes en la
organización.
Por un lado, Hintze establece que además de las
estructuras formales, existen estructuras reales. La estructura real sustentada
en normas vigentes es la estructura formal-real, mientras que aquella parte que
sólo figura en las normas pero no se ha aplicado constituye la estructura “sólo
formal”. (Kintze, 2008)
Por su parte, Johansen indica que los sistemas
informales (comúnmente llamados organizaciones informales) aparecen como
resultado de la superposición de un sistema formal sobre el sistema social. El
sistema informal es un conjunto de contactos personales que se separan del
esquema idealizado de la estructura del sistema formal. (Johansen, 1995)
Diseñar una unidad organizativa es el proceso de
elección de la estructura más adecuada, para realizar un conjunto de funciones
según la estrategia y el entorno de una organización.
Según Chiavenato, se entiende por diseño
organizacional la determinación de la estructura organizacional que más se
ajusta al ambiente, la estrategia, tecnología personas, actividades y tamaño de
la organización. Es el proceso de elegir e implementar estructuras
organizacionales capaces de organizar y articular los recursos y servir a la
misión y a los objetivos principales (Chiavenato
I., Administración en los nuevos tiempos, 2002).
Organizar es un proceso gerencial permanente. Las
estrategias se pueden modificar, el entorno organizacional puede cambiar y la
eficiencia y eficacia de las actividades de la organización no están siempre al
nivel requerido.
Sea que constituyan una organización nueva, que juegan
con una organización existente o que cambian radicalmente el patrón de las
relaciones de una organización, existen cuatro aspectos básicos relacionados
con el diseño organizativo. (Stoner, 1994)
·
División
del trabajo. Dividir la carga de trabajo en tareas que puedan ser
ejecutadas, en forma lógica y cómoda, por personas o grupos. La gran ventaja de
la división del trabajo es que, al descomponer el trabajo total en operaciones
pequeñas, simples y separadas, en las que los diferentes trabajadores se pueden
especializar, la productividad total se incrementa.
·
Departamentalización.
Combinar las tareas en forma lógica y eficiente, mediante la agrupación de
empleados y tareas. Es el resultado de las decisiones en cuanto a qué
actividades laborales, una vez han sido divididas las tareas, se pueden
realizar en grupos parecidos.
·
Jerarquía.
Cuando se ha dividido el trabajo y elegido el tramo de control, es decir la
cantidad de cargos y departamentos que dependen de un gerente específico,
generalmente se selecciona una cadena de mando: plan que especifica quién
depende de quién.
·
Coordinación.
Integrar las actividades de departamentos independientes con el fin de
perseguir las metas de la organización. Sin coordinación se perdería de vista
el papel particular dentro de la organización y se enfrentaría a la tentación
de perseguir los intereses de un departamento a expensas de los objetivos organizacionales.
Por tanto, en el análisis de la estructura se
determina cuáles son las agrupaciones de sus miembros, dónde se produce la toma
de decisiones y el control de las tareas y qué patrones de relación existen
entre los miembros.
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